Leistungswirtschaftliche Transformation erfordert in der Regel eine Umstrukturierung bestehender Abläufe. Dies ist eigentlich in der digitalen Abbildung gut möglich. Jedenfalls wenn eine ausreichende Datenlage zum Produktionsprozess vorhanden ist.

Sicherlich wird es in einigen Jahre ganz und gar üblich sein, Produktionsprozesse gut und nachvollziehbar digital zu dokumentieren. Momentan ist das aber noch nicht der Fall. In den meisten Fabriken beruht ein funktionierender Produktionsprozess auf der Erfahrung gestandener, praxisorientierter Mitarbeiter. Das sind aber oft nicht diejenigen, die an neuen Strategien arbeiten. Um auf dieser Grundlage eine Restrukturierung erfolgreich einleiten zu können, müssen also Praktiker und Führungskräfte an einen Tisch gebracht werden. Sowohl die Vision als auch die Praxisorientierung sind unabdingbar für funktionierende Ergebnisse.

Einen ausgezeichneten Rahmen für die eindeutige Kommunikation unter- und miteinander bietet die realitätsnahe, analoge Simulation der angestrebten Problemlösung mit Hilfe von LEGOs®. Wir konnten schon vielfältige und durchaus sehr komplexe Szenarien auf diese Weise simulieren. Einige davon möchten wir hier vorstellen.

Unterschiedliche Produktionskonzepte vergleichen

Wie lassen sich verschiedene Montage-/Logistikkonzepte in Hinsicht auf den Personaleinsatz und die -kosten vergleichen? Nicht so einfach jedenfalls. Denn ein multidimensionaler Ansatz ist gefragt.

Zum einen müssen die räumlichen Gegebenheiten und der Maschinenpark Berücksichtigung finden. Aber auch die Mitarbeiter in ihrer ganzen Bandbreite müssen dargestellt werden, um eine begründete Entscheidung fällen zu können. Die gesamte Führungsmannschaft muss ja am Ende des Prozesses ohne Zweifel hinter dem Ergebnis stehen und es engagiert umsetzen. Die Auswirkungen des Konzeptes können in einem global agierenden Unternehmen ein nicht zu unterschätzender Kostenfaktor sein.

Reinen Daten fehlt in diesem Fall die Anschaulichkeit, um alle Parameter abzubilden. Aber in einer analogen Simulation der angestrebten Transformation kann die gesamte Führungsriege wortwörtlich „Begreifen“, was ansonsten einfach zu unübersichtlich wird. Wichtig ist hierbei auch, dass Mitarbeiter aus unterschiedlichen Bereichen an einem Tisch stehen und die Ideen gleichzeitig modellieren. Es ist unglaublich, was allein hierdurch für Dynamiken entstehen. Besonders die ansonsten eher vernachlässigten Schnittstellen profitieren oft sehr von der gemeinsamen Arbeit.

Zunächst wird die Produktion maßstabsgetreu aufgebaut. Alle Mitarbeiter werden in Qualifikations- und Entgeltgruppen eingeteilt und ihren Positionen zugeordnet. Nun lässt sich in jedem Modell ganz klar erkennen, wieviele Mitarbeiter für die Produktion, bzw. für die Logistik gebraucht werden. Eine Personalkostenprognose kann auf dieser Basis erstellt werden.

Hört sich einfach an? 😀 Ist es eigentlich auch. – Wenn man weiß wie.

Nutzen Sie Synergieeffekte?

Synergieeffekte möchte jeder gerne nutzen. Es ist für ein Unternehmen mit unterschiedlichen Standorten nur nicht unbedingt einfach herauszufinden, wo genau diese liegen könnten. Für einen renommierten Großkonzern mit ähnlichen Funktionen an mehreren Standorten sind wir dieser Frage nachgegangen. Aufgabe war es, langfristig Stellen im administrativen Bereich einzusparen und dadurch die Produktkosten perspektivisch zu senken.

Wir starteten mit einer ungewöhnlichen Methode: Die drei Abteilungsleiter stellten die Situation an den drei Standorten hinsichtlich Räumlichkeiten, Personal und Qualifikationen realitätsgetreu mit LEGOs® nach. Diese Modelle halfen der Führungsmannschaft, das genaue Rollendesign und die Auslastung der Standorte zu verstehen sowie Optimierungspotenziale zu identifizieren.

Zunächst konnte jeder Standort für sich 5-10% Einsparpotential finden. In der nächsten Runde wurden standortübergreifend die Tätigkeiten der Mitarbeiter verglichen und echte Synergiepotentiale identifiziert. Damit ließen sich dann perspektivisch weitere 10 bis 15% einsparen. Durch die Streichung von internen Serviceleistungen konnten weitere Einsparpotenziale aufgezeigt werden.

Durch den Workshop konnten die drei Abteilungsleiter in nur einem Tag ein gemeinsames Bild von möglichen Synergiepotentialen erkennen und auch die Grenzen des Machbaren ausloten. Insgesamt wurden 30% Einsparpotential aufgedeckt – ein schneller Erfolg für ein so großes Unternehmen.

25% Stückzahlsteigerung mit der gleichen Mannschaft in wenigen Monaten

Kürzere Lieferzeiten, auch bei hoher Varianz sind immer wünschenswert. In unserem Fall geht es eine Variantenfließfertigung mit getakteter Bandmontage.  Eine digitale Prozessmodellierung ist dabei schwierig, weil die Vorgabezeiten bei vielen Varianten im Mix oft nicht genau genug sind.

Wir moderierten deshalb einen analogen Transformations-Workshop passgenau und übersichtlich mit LEGO®-Steinen. Dabei konnten wir die Idee verankern, bestimmte Produktionsschritte in Vormontagen zu verlagern, um die Varianz in der Hauptlinie zu reduzieren, wodurch wiederum kürzere Produktionszeiten erreicht wurden. Ein neues Linienlayout wurde so analog simuliert. Die LEGO® -Figuren waren besonders hilfreich, weil die Praktiker ihr Wissen transparent darstellen konnten. Mithilfe der kleinen Männchen konnte sogar das 1,5-Mitarbeiter-Problem anschaulich durchdacht werden.

Das neue Linienlayout wurde Stück für Stück umgesetzt. Die Arbeitsabläufe konnten anhand der Simulation in die zukünftigen Arbeitspläne übersetzt werden. Schicht für Schicht wurde die Personalantrittsstärke im Serienwiederanlauf geplant.

So wurde eine extrem komplexe Fragestellung durch die spielerische Herangehensweise für alle transparent und nachvollziehbar und es gelang letztendlich ein effizientes Produktionssystem zu gestalten. Und das Beste daran: Die komplette Führungsmannschaft hat ihr Ziel von Anfang an angenommen und es kurzfristig umgesetzt. Alle hatten den gleichen Wissensstand und behielten den Überblick.

Stückzahlverdopplung bei gleichzeitiger Produktivitätssteigerung

Was sagt ein Praktiker im Unternehmen, wenn Sie ankündigen, dass Sie kurzfristig eine Stückzahlverdopplung mit einem schneller getaktetem Band anstreben, ohne die Mannschaft zu verdoppeln?

Ich würde sagen, er ist begeistert. Jedenfalls, wenn er an der anstehenden Produktivitätserhöhung mitgewirkt und genau weiß, wie sie funktionieren kann.

Einen ähnlich gelagerten Fall hatten wir. Die Kundennachfrage nach einem Produkt war so hoch, dass es nur entweder irre lange Lieferzeiten oder eine deutlich schnellere Taktung des Bandes als Alternativen gab. Ist ja klar, wofür man sich dann im Sinne des Kunden entscheidet.

Allerdings war es nicht möglich, die Anzahl der Mitarbeiter proportional zu erhöhen. Und als zusätzliche Schwierigkeit gab es keine genauen Vorgabezeiten für den Produktionsprozess, so dass an eine digitale Simulation gar nicht zu denken war.

Aber dank unserer analogen Transformations-Workshops konnte die Mannschaft diese Challenge trotzdem gewinnen. Und so ganz nebenbei gab es viele positive Veränderungen im laufenden Betrieb: für die Materialbereitstellung, die interne Logistik, die Personalplanung, die Qualifikationsplanung. Sogar der Einsatz von Springern konnte simuliert werden.

Alles war möglich, weil die Praktiker im Unternehmen in die Planung mit einbezogen werden konnten. Ein tolles Mannschaftsergebnis, oder?

Alles war möglich. Weil die Praktiker im Unternehmen in die Planung mit einbezogen werden konnten. Ein tolles Mannschaftsergebnis, oder?

Extrem schnelles Wachstum

Aus einer kleinen Vertretung im Ausland ist eine profitable Fabrik geworden, die extrem schnell wächst. Im Rahmen eines Assessments des neuen Eigentümers stellt sich allerdings heraus, dass schnelles Wachstum nicht nur Sonnenseiten hat, denn in der Eile konnten bisher kaum Strukturen aufgebaut werden. Normalerweise übliche Standards in der Produktion konnten bisher nicht etabliert werden oder werden geflissentlich ignoriert. Zum Daten sammeln oder auswerten war bisher schon gar keine Zeit. Eine digitale Abbildung des Workflows ist deshalb unmöglich. Aber SCM, interne Logistik und Produktion benötigen dringend Aufmerksamkeit. Mitarbeiterwissen ist nun gefragt. Die Sprachbarriere macht das Ganze jedoch nicht unbedingt einfach. In einem fremden Kulturkreis ist alles leichter gesagt als getan.

In einer ähnlichen Situation konnten wir mit einer analogen Transformationssimulation die Ausgangslage perfekt, realitätsgetreu und übersichtlich für alle abbilden. Nach einem ersten gemeinsamen Workshop gliederten wir die Problematik in die drei Themenbereiche SCM, interne Logistik und Produktionsoptimierung. Die Möglichkeit zum visuell unterstützten Verstehen nötiger Veränderungen anhand von LEGOs ® ist bei allen drei Themen unglaublich hilfreich. Die gesamte Führungsmannschaft kann auf diese Weise ihre Erfahrungen gemeinsam einbringen. Sprache ist kein Hindernis mehr, denn jeder kann anhand der Figuren nachvollziehen, was tatsächlich gemeint war oder passieren sollte. Übrigens ist das auch bei rein muttersprachlichen Gruppen unglaublich hilfreich, um ein gemeinsames Ziel zu beschreiben.

Der Einkauf, die Produktionsplanung, Produktion, Logistik mit Wareneingang und Versand sowie deren Schnittstellen haben von unseren Workshops sehr profitiert. 😀 Als Aufgabe war diese Thematik sicherlich komplex. Aber es hat sich gelohnt die LEGO®-Steine im Flieger mitzunehmen. Denn das Ergebnis macht das Leben für alle soviel einfacher.

Produktlinienorganisation einführen

Wie muss eine Organisation aufgebaut sein, um die Spezifikationen der Kunden möglichst genau abzubilden? Zum Beispiel: eine Firma hat Kunden, die hohe Produktstückzahlen mit geringer Varianz anfordern, welche auf wenigen Maschinen produziert werden. Hinzu kommt ein anderer Kundenkreis, der geringe Stückzahlen des Produktes mit hoher Varianz abruft, wofür viele verschiedene Maschinen benötigt werden. Die Firma ist über die Jahre gewachsen. Die Maschinen wurden nach dem Werkstattprinzip aufgestellt. Transparenz und Steuerbarkeit der Organisation sind dadurch verloren gegangen. Alle Arbeitsabläufe sollen natürlich eigentlich so reibungslos und effizient wie möglich funktionieren, was schon lange nicht mehr der Fall ist. Bei ungenauer Plandatenlage ist eine digitale Abbildung oder eine Simulation möglicher Szenarien nicht möglich. Aber trotzdem muss die Führungsstruktur und die Mannschaft im Rahmen einer notwendigen Restrukturierung so aufgebaut und angepasst werden, dass die Produktlinie leben kann. Ein ziemliches Dilemma? Eigentlich gar nicht.

Eine ähnliche Thematik kam vor einiger Zeit auf uns zu. 150 LEGO® -Männchen haben dabei geholfen, die Aufgabe zu bewältigen. In einem mehrtägigen Workshop wurden die Beteiligten in den Planungsprozess mit einbezogen. Anfangs wurden die notwendigen Veränderungen eher misstrauisch beäugt und ablehnend beurteilt. Aber durch die Simulation konnte die betriebliche Situation ganz deutlich und transparent gemacht werden. Die Führungskräfte können nun sehen, was notwendig ist und was auf sie zukommt. Damit stieg die Akzeptanz ganz erheblich und die Mannschaft trägt den angestrebten Veränderungsprozess jetzt mit. Und darauf kommt es ja an.

Maschinenpark umstrukturieren

Die Restrukturierung einer bestehenden Produktion ist keine einfache Sache. Schließlich geht es um einen Maschinenpark, den man nicht einfach an einen Haken hängt und mal eben so umstellt. Große Fundamente oder Medienversorgung müssen neu erstellt, manchmal sogar Dächer geöffnet werden, um Maschinen neu zu positionieren.

In vielen Firmen sind Planungsdaten wie Maschinenauslastung, Mitarbeiteranzahl, Durchlaufzeiten äußerst ungenau. Wenn die digitale Simulation des Arbeitsplanes aufgrund der Datenlage nicht möglich ist, dann ist das individuelle Mitarbeiterwissen umso gefragter. Aber trotzdem ist es ist schwierig, alle Informationen in dem benötigten Umfang zu bekommen und letztendlich auch zu überblicken.

Deshalb ist es wichtig, alle von einer Veränderung betroffenen Mitarbeiter gemeinsam mit den Führungskräften an einen Tisch zu holen und die Kommunikation so zu fokussieren, dass tatsächlich alle über das Gleiche reden und auch die Schnittstellen gebührende Beachtung finden. Dafür haben wir analoge Simulations-Workshops entwickelt, bei denen alle Anwesenden gemeinsam den Veränderungsprozess mit ihrem individuellen Wissen mitgestalten.

Anhand von LEGO®-Figuren gelingt es uns, das gewünschte Thema und die Konzentration darauf zu fokussieren. Alle reden sichtbar von dem gleichen Ablauf, nichts wird vergessen. Jeder kann tatsächlich sehen und sich vorstellen, worüber gesprochen wird und wie sich vorgeschlagenen Veränderungen auf angrenzende Bereiche auswirken.

Ein neuer Arbeitsablauf, die interne Logistik, der Mitarbeitereinsatz wurden so beispielsweise in einem Projekt transparent für alle Mitarbeiter. Und gleichzeitig erzeugen wir mit unserer Simulation jedes Mal einen wunderbaren Nebeneffekt, denn: Mit dem Verstehen der angestoßenen Prozesse steigt ganz selbstverständlich auch die Akzeptanz.